برنامج اللجان العاملة

 

برنامج اللجان العاملة

اللجان

م

البند

خلال الفترة من 1-11-1435هـ حتى 16-6-1436هـ

شهر 11 1435

شهر 12

1435

شهر 1 1436

شهر 2 1436

شهر 3 1436

شهر 4 1436

شهر 5 1436

شهر 6 1436

اللجنة العلمية

1

دعوة الجهات العلمية المتخصصة والخبراء العالميين للمشاركة في المؤتمر.

  •  
  •  

 

 

 

 

 

 

2

استقبال بحوث المشاركين وتحكيمها وفرزها حسب محاور المؤتمر.

 

 

  •  
  •  

 

 

 

 

3

تزويد لجنة التنسيق والمتابعة بقائمة متكاملة تشمل أسماء المتحدثين وموضوعاتهم ونسخة من أبحاثهم  وسائل الاتصال بهم ، وذلك بفترة كافية قبل موعد انعقاد المؤتمر.

  •  

 

 

 

 

 

 

 

4

تحديد رؤساء الجلسات ومقرريها بالتنسيق مع لجنة التنسيق والمتابعة.

  •  

 

 

 

 

 

 

 

5

كتابة وإعداد التوصيات النهائية للمؤتمر.

 

 

 

 

 

 

 

 

7

تصميم كافة المطبوعات العلمية الخاصة بالمؤتمر مثل ( الكتيب– الشهادات- المسودات . .الخ) وتزويد لجنة التنسيق والمتابعة بها.

 

 

 

 

 

 

 

 

لجنة التنسيق والمتابعة

1

متابعة أعمال جميع اللجان ورفع التقارير الدورية للجنة العليا للاطلاع على جميع الترتيبات .

 

 

 

 

 

 

 

 

2

صياغة المخاطبات الرسمية في كافة النواحي المتعلقة بالمؤتمر ما عدا المخاطبات المتعلقة باللجان الأخرى وتولي أعمال المراسلات عبر البريد العادي والإلكتروني والفاكس.

 

 

 

 

 

 

 

 

3

تسجيل وتجميع قاعدة البيانات حول المشاركين والتنسيق مع اللجنة المالية بخصوص دفع الرسوم.

 

 

 

 

 

 

 

 

4

التنسيق العام مع جميع اللجان والدعوة لحضور الاجتماعات الدورية وعمل المحاضر الخاصة بها، وفتح قروب خاص عبر برنامج الوتس أب لتسهيل التواصل المباشر بين كافة أعضاء اللجنة التنظيمية

 

 

 

 

 

 

 

 

5

استخراج تأشيرات الدخول لضيوف المؤتمر غير الخليجيين.

 

 

 

 

 

 

 

 

6

التنسيق مع إدارة تقنية المعلومات لتوفير التجهيزات اللازمة لكاونتر التسجيل من أجهزة حاسب آلي وطابعات وتوفير الكوادر الفنية اللازمة لتشغيلها.

 

 

 

 

 

  •  
  •  
  •  

7

إعداد قائمة لجميع رؤساء اللجان والشركات الراعية لتكريمهم في حفل الافتتاح

 

 

 

  •  

 

 

 

  •  

8

إعداد قائمة بأسماء ضيوف المؤتمر شاملة أهم بياناتهم ومواعيد وصولهم وأرقام رحلاتهم وتزويد لجنة العلاقات العامة بها.

 

 

 

  •  

 

  •  
  •  
  •  

9

إرسال دعوات خاصة لكبار الشخصيات وصناع القرار لحضور المؤتمر.

 

 

 

  •  

 

  •  
  •  
  •  

10

إعداد التقارير الختامية.

 

 

 

 

  •  
  •  

 

 

 

البرنامج الزمني المعتمد لأعمال اللجنة التنظيمية لجميع اللجان المشاركة

اللجان

م

الأعمال

خلال الفترة من 1-11-1435هـ حتى 16-6-1436هـ

شهر 11 1435

شهر 12

1435

شهر 1 1436

شهر 2 1436

شهر 3 1436

شهر 4 1436

شهر 5 1436

شهر 6 1436

اللجنة العلمية

1

دعوة الجهات العلمية المتخصصة والخبراء العالميين للمشاركة في المؤتمر.

  •  

 

 

 

 

 

 

 

2

استقبال بحوث المشاركين وتحكيمها وفرزها حسب محاور المؤتمر.

 

  •  

 

 

 

 

 

 

3

تزويد لجنة التنسيق والمتابعة بقائمة متكاملة تشمل أسماء المتحدثين وموضوعاتهم ونسخة من أبحاثهم  وسائل الاتصال بهم ، وذلك بفترة كافية قبل موعد انعقاد المؤتمر.

 

 

 

  •  

 

 

 

 

4

تحديد رؤساء الجلسات ومقرريها بالتنسيق مع لجنة التنسيق والمتابعة.

 

 

 

 

 

  •  

 

 

5

كتابة وإعداد التوصيات النهائية للمؤتمر.

 

 

 

 

 

 

 

  •  

7

تصميم كافة المطبوعات العلمية الخاصة بالمؤتمر مثل ( الكتيب– الشهادات- المسودات . .الخ) وتزويد لجنة التنسيق والمتابعة بها.

 

  •  

 

 

 

 

 

 

لجنة التنسيق والمتابعة

1

متابعة أعمال جميع اللجان ورفع التقارير الدورية للجنة العليا للاطلاع على جميع الترتيبات .

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

2

استخراج تأشيرات الدخول لضيوف المؤتمر غير الخليجيين.

 

 

 

 

  •  

 

 

 

3

التنسيق مع إدارة تقنية المعلومات لتوفير التجهيزات اللازمة لكاونتر التسجيل من أجهزة حاسب آلي وطابعات وتوفير الكوادر الفنية اللازمة لتشغيلها.

 

 

 

 

 

 

  •  

 

4

إعداد قائمة لجميع رؤساء اللجان والشركات الراعية لتكريمهم في حفل الافتتاح

 

 

 

 

 

 

  •  

 

5

إعداد قائمة بأسماء ضيوف المؤتمر شاملة أهم بياناتهم ومواعيد وصولهم وأرقام رحلاتهم وتزويد لجنة العلاقات العامة بها.

 

 

 

 

 

 

  •  

 

6

إرسال دعوات خاصة لكبار الشخصيات وصناع القرار لحضور المؤتمر.

 

 

 

 

  •  

 

 

 

7

إعداد التقارير الختامية.

 

 

 

 

 

 

 

  •  

 

اللجان

م

البند

خلال الفترة من 1-11-1435هـ حتى 16-6-1436هـ

شهر 11 1435

شهر 12

1435

شهر 1 1436

شهر 2 1436

شهر 3 1436

شهر 4 1436

شهر 5 1436

شهر 6 1436

لجنة العلاقات العامة

الاستقبال والمواصلات

1

استقبال ضيوف المؤتمر وإنجاز كافة معاملات المطار لهم حتى مغادرتهم.

 

 

 

 

 

 

 

  •  

2

مخاطبة إدارة العلاقات العامة بالمطار لتوفير تصاريح مؤقتة لموظفي لجنة الاستقبال وذلك لتسهيل عملهم وتحركاتهم في المطار.

 

 

 

 

 

 

  •  

 

3

تأمين باصات لاستخدامها في الانتقال بين القاعة والفندق وكذلك للمزارات والبرنامج السياحي.

 

 

 

 

 

 

  •  

 

4

دعوة جميع أمناء المناطق واستضافتهم على بند الاستضافة.

 

 

 

 

 

  •  

 

 

5

مخاطبة المراسم الملكية بخصوص تأمين سيارة في حال زيارة معالي الوزير للمؤتمر

 

 

 

 

 

 

  •  

 

لجنة العلاقات العامة

 مقر المؤتمر وحفل الافتتاح

1

حجز مقر انعقاد المؤتمر بحيث يشمل الضيافة ووجبة عشاء يوم الافتتاح و استراحات القهوة وغداء اليومين التاليين.

  •  

 

 

 

 

 

 

 

2

التعاقد مع منظم للقاعة لتوفير المنصة الرئيسية وكاونتر الاستقبال والأجهزة الصوتية والمرئية وكافة احتياجات القاعة.

  •  

 

 

 

 

 

 

 

3

مخاطبة الشرطة والمرور بالتواجد أثناء حفل افتتاح المؤتمر.

 

 

 

 

 

 

  •  

 

4

تشكيل فرق عمل ( الاستقبال في الفندق – القاعة – اللجنة النسائية ) .

 

 

 

 

 

  •  

 

 

5

التنسيق مع إدارة التشغيل والصيانة لإضاءة أنوار الزينة في المنطقة المجاورة للفندق

 

 

 

 

 

  •  

 

 

6

التنسيق مع إدارة الحدائق لتأمين الورود والزهور في قاعة المؤتمر والاستقبال .

 

 

 

 

 

 

  •  

 

7

إعداد قائمة بالفنادق وأسعارها على أن تكون متنوعة الفئات وتزويدها للجنة الإعلامية لنشرها عن طريق الموقع .

 

 

  •  

 

 

 

 

 

8

التعاقد مع شركة متخصصة للترجمة.

 

 

  •  

 

 

 

 

 

اللجان

م

البند

خلال الفترة من 1-11-1435هـ حتى 16-6-1436هـ

شهر 11 1435

شهر 12

1435

شهر 1 1436

شهر 2 1436

شهر 3 1436

شهر 4 1436

شهر 5 1436

شهر 6 1436

لجنة العلاقات العامة

الإقامة والإعاشة

1

عمل حجوزات الفنادق لضيوف المؤتمر.

 

 

 

  •  

 

 

 

 

2

التأكد من أن الغرف المخصصة للوفود تم ترتيبها وتزويدها بكافة المنشورات والمطبوعات الخاصة بالمؤتمر قبل تسليمها للضيف.

 

 

 

 

 

 

 

  •  

3

التأكد من تجهيز الوجبات الثلاث (إفطار-غداء-عشاء ) للضيوف في المواعيد المحددة.

 

 

 

 

 

 

 

  •  

4

ترتيب كافة متطلبات حفلات الضيافة وترتيب المكان.

 

 

 

 

 

 

 

  •  

5

 إعداد قائمة لكبار الشخصيات والذين تم استضافتهم عن طريق الأمانة وتأمين السكن لهم.

 

 

 

 

 

 

 

  •  

اللجنة الإعلامية

1

بناء خطة إعلامية للمؤتمر ودعوة وسائل الإعلام لتغطية الحدث.

  •  

 

 

 

 

 

 

 

2

إنشاء موقع إلكتروني خاص بالمؤتمر.

  •  

 

 

 

 

 

 

 

3

تحرير الأخبار بالصحف و المجلات و الملاحق التابعة لها.

 

 

 

 

  •  

 

 

 

4

توفير المطبوعات الخاصة بالمؤتمر بالتنسيق مع لجنة التنسيق والمتابعة.

 

 

  •  

 

 

 

 

 

5

تصميم الإعلانات الخاصة بالمؤتمر و العمل على نشرها بمختلف الوسائل الإعلامية المرئية والمقروءة

 

  •  

 

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

6

العمل على إقامة مؤتمر صحفي قبل المؤتمر وإعداد كلمة لمعالي الأمين

 

 

 

 

 

 

  •  

 

7

التنسيق مع إدارة تقنية المعلومات بخصوص عمل إعلان للمؤتمر في الموقع الداخلي والخارجي للأمانة

 

 

 

  •  

 

 

 

 

8

تجهيز مقر المركز الإعلامي بمقر المؤتمر وتوفير وسائل الاتصالات والانترنت وجميع المستلزمات والأجهزة الخاصة به.

 

 

 

 

 

 

  •  

 

9

التعاقد مع شركة إعلامية متخصصة لتوثيق المؤتمر فوتغرافياً وفيديو

 

 

 

 

 

 

  •  

 

10

 

إعداد كلمة معالي الأمين الخاصة بحفل الافتتاح .

 

 

 

 

 

 

 

 

  •  

اللجان

م

البند

خلال الفترة من 1-11-1435هـ حتى 16-6-1436هـ

شهر 11 1435

شهر 12

1435

شهر 1 1436

شهر 2 1436

شهر 3 1436

شهر 4 1436

شهر 5 1436

شهر 6 1436

اللجنة المالية

1

عمل سجلات الحسابات الخاصة بالمؤتمر.

 

 

  •  
  •  

 

 

 

 

2

إعداد ومتابعة ميزانية المؤتمر بالتنسيق مع اللجان الأخرى.

 

 

 

 

  •  
  •  

 

 

3

متابعة الدفعات المالية للرعاة الرسميين

 

 

 

 

  •  
  •  
  •  
  •  

4

استلام الفواتير وعروض الأسعار الخاصة بالمؤتمر ومراجعتها واعتمادها

 

 

 

 

  •  
  •  
  •  
  •  

5

استلام وصرف مستحقات الشركات والمؤسسات والجهات الأخرى.

 

 

 

 

  •  
  •  
  •  
  •  

6

تجهيز وإعداد المبالغ المالية الخاصة بتذاكر الطيران الخاصة بالمتحدثين

 

 

 

 

 

 

 

  •  

7

تجهيز وإعداد المبالغ المالية الخاصة بالمكافآت المالية للمتحدثين

 

 

 

 

 

 

 

  •  

8

إعداد قائمة المنظمين للمؤتمر لجميع اللجان وإنهاء الأمور المالية المتعلقة بالمكافآت المخصصة لهم

 

 

 

 

 

 

 

  •  

9

متابعة الرسوم المدفوعة من قبل المشاركين في المؤتمر وإعداد تقرير بعدد المشاركين في الاجتماع الختامي

 

 

 

 

 

 

 

  •  

10

تخصيص سلفه نثرية للمؤتمر ومتابعتها وإغلاقها بعد المؤتمر

 

  •  

 

 

 

 

 

 

11

إعداد الحساب الختامي للمؤتمر

 

 

 

 

 

 

 

  •  

لجنة التسويق والمعرض

1

خطة تسويقية بين دبي والمدينة والرياض وجدة والمنطقة الشرقية والمدن الرئيسية لرعاية المؤتمر من قبل الشركات الكبيرة والقنوات الرسمية والبنوك.

  •  

 

 

 

 

 

 

 

2

العمل على عروض الرعاية وفئات الرعاية بالتنسيق مع لجنة التنسيق والمتابعة

  •  

 

 

  •  
  •  
  •  

 

 

3

التواصل مع اللجنة المالية بخصوص تحصيل مبالغ الرعاية

 

 

 

 

 

  •  
  •  

 

4

تنظيم الأشخاص المشاركين من الشركات الراعية وذلك بالتنسيق مع لجنة التنسيق ولجنة العلاقات العامة لاستقبالهم وتوفير احتياجاتهم

 

 

 

 

 

 

  •  
  •